Protección razonable
Aplicamos controles técnicos y administrativos proporcionales al servicio y a los riesgos previsibles.
Protección de datos
Política de privacidad de ArenaControl XI
Esta página explica cómo tratamos datos personales asociados al uso de la plataforma, las reservas deportivas, la administración de canchas, la seguridad, el soporte y las comunicaciones operativas.
Roles claros
ArenaControl XI puede actuar como responsable o encargado según el origen y finalidad de los datos.
Uso operativo
Los datos se tratan para reservas, seguimiento de pagos, acceso, soporte, seguridad y continuidad del servicio.
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Alcance de esta política
Esta política aplica al tratamiento de datos personales relacionado con ArenaControl XI.
ArenaControl XI es una plataforma web para la gestión de reservas deportivas, canchas, horarios, clientes, pagos conectados con proveedores externos, reportes, torneos, clases y comunicaciones asociadas al funcionamiento de complejos deportivos.
Esta política explica qué información puede tratarse, con qué finalidades, qué responsabilidades asume ArenaControl XI y qué responsabilidades corresponden a cada negocio cliente que usa la plataforma.
El tratamiento se orienta por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las normas concordantes aplicables en Colombia.
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Responsable y encargado del tratamiento
ArenaControl XI actúa como responsable del tratamiento cuando recolecta datos directamente para registro, contacto comercial, soporte, autenticación, seguridad, facturación del servicio o administración de la relación con clientes y prospectos.
Cuando un negocio cliente registra o administra datos de sus usuarios finales dentro de la plataforma, ese negocio actúa como responsable de dichos datos. En esos casos, ArenaControl XI opera como proveedor tecnológico y, cuando corresponda, como encargado del tratamiento por cuenta del cliente.
El negocio cliente define sus horarios, reglas de reserva, tarifas, usuarios, políticas internas, comunicaciones y decisiones operativas frente a sus usuarios finales.
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Datos que podemos tratar
El tipo de información depende de los módulos habilitados y del uso real de la plataforma.
- Datos de identificación y contacto, como nombre, correo electrónico, teléfono, negocio asociado, cargo y datos básicos de ubicación.
- Información operativa de reservas, canchas, deportes, horarios, clases, torneos, listas de espera, pagos registrados, abonos, saldos, cancelaciones y asistencia.
- Información de seguimiento de pagos, como negocio beneficiario, reserva relacionada, referencia, valor, moneda, proveedor, identificador externo, estado, fechas, costos informados y eventos de conciliación.
- Datos básicos que puedan enviarse al proveedor para preparar el cobro, como nombre, teléfono o correo cuando hayan sido suministrados. ArenaControl XI no guarda números completos de tarjeta, códigos de seguridad ni claves bancarias.
- Datos de autenticación y seguridad, como credenciales, tokens, códigos de verificación, recuperaciones de cuenta, intentos de acceso y eventos de sesión.
- Registros técnicos, trazabilidad, logs, direcciones IP, navegador, dispositivo, fechas de actividad y eventos necesarios para diagnóstico, auditoría y seguridad.
- Estados e identificadores asociados a comunicaciones automáticas, mensajes operativos, recordatorios, OTP y servicios externos usados por la plataforma.
- Datos agregados de navegación del landing y los formularios públicos, como página visitada, dominio, fecha y hora, referencia de origen, país o región aproximada, navegador, sistema operativo y tipo de dispositivo. Las referencias de reserva o pago incluidas en una ruta se enmascaran antes de enviarse a la herramienta de analítica.
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Finalidades del tratamiento
- Crear, administrar y proteger cuentas, perfiles, permisos y accesos.
- Prestar las funcionalidades de reservas, disponibilidad, gestión de clientes, clases, torneos, métricas, reportes y configuración operativa.
- Preparar el cobro con la pasarela elegida por el negocio, relacionar la transacción con una reserva, recibir su estado y permitir el seguimiento o la conciliación.
- Enviar comunicaciones necesarias para el servicio, como códigos OTP, recordatorios, confirmaciones, avisos operativos y mensajes de soporte.
- Medir de forma agregada las visitas y el funcionamiento del landing y de los formularios públicos para comprender su uso y mejorar la experiencia.
- Prevenir fraude, detectar actividad anómala, investigar incidentes y proteger la estabilidad de la plataforma.
- Atender solicitudes de soporte, diagnósticos técnicos, auditorías internas, requerimientos legales y defensa jurídica.
- Mejorar seguridad, desempeño, continuidad operativa y experiencia de uso del producto.
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Responsabilidad del negocio cliente
Cada negocio cliente es responsable de obtener las autorizaciones, avisos o bases de legitimación necesarias para recolectar y cargar datos personales de sus usuarios finales, clientes, colaboradores o contactos en ArenaControl XI.
El cliente también responde por la exactitud, actualización, pertinencia y legalidad de los datos que administra dentro de la plataforma.
ArenaControl XI no define la finalidad original con la que el negocio cliente recolecta datos fuera de la plataforma, ni sustituye sus obligaciones legales frente a sus usuarios finales.
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Información relacionada con pagos
ArenaControl XI conecta la reserva con el proveedor de pago configurado por el negocio, pero no recibe ni guarda el dinero.
Cuando una persona elige pagar en línea, los datos necesarios para completar la transacción se ingresan en el servicio del proveedor de pago, como Wompi. Ese proveedor y las entidades financieras participantes tratan la información conforme a sus propias políticas y obligaciones.
ArenaControl XI puede enviar al proveedor la referencia, el valor del cobro y datos básicos de la persona, como nombre, teléfono o correo cuando hayan sido suministrados. También conserva el estado y los identificadores necesarios para relacionar el pago con la reserva, prevenir duplicados, atender soporte y mantener trazabilidad.
Los datos completos de tarjeta, los códigos de seguridad y las claves bancarias no se almacenan en ArenaControl XI. El dinero queda bajo la administración del proveedor de pago o se abona a la cuenta elegida por el negocio, según las condiciones que existan entre ellos.
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Terceros de apoyo e integraciones
Para prestar el servicio, ArenaControl XI puede apoyarse en proveedores de pagos, infraestructura, hosting, autenticación, mensajería, monitoreo, analítica operativa, soporte técnico y servicios complementarios.
Solo se comparte con cada proveedor la información necesaria para la función correspondiente. Estos terceros tratan la información conforme a sus contratos, políticas y obligaciones aplicables.
Algunos proveedores tecnológicos pueden operar o alojar información fuera de Colombia. Cuando esto ocurra, el tratamiento podrá implicar transmisión o transferencia internacional sujeta a los contratos, medidas de protección y reglas legales aplicables.
Twilio fue utilizado anteriormente para comunicaciones, autenticación y recordatorios. Mientras esa integración permanezca deshabilitada no se envían nuevos mensajes por Twilio; los registros históricos que hubiera procesado pueden conservarse durante los plazos legales, contractuales o técnicos aplicables.
ArenaControl XI no vende bases de datos personales ni las entrega para fines ajenos al funcionamiento de la plataforma.
- Meta, mediante WhatsApp Business Platform, puede recibir el número de teléfono, la plantilla y los datos necesarios para enviar códigos, confirmaciones, avisos de pago, liberaciones de lista de espera y recordatorios, además de generar estados y metadatos de entrega.
- Twilio, como proveedor histórico de mensajería, pudo procesar números de teléfono, contenido de comunicaciones y metadatos de envío y entrega mientras la integración estuvo activa.
- Wompi y las entidades financieras participantes reciben la referencia, el valor y los datos requeridos para iniciar, autorizar, procesar, abonar, consultar, devolver o reversar una transacción. Los datos sensibles del medio de pago se ingresan directamente ante ellos.
- Vercel presta el alojamiento del frontend y Web Analytics para el landing y los formularios públicos. Esta analítica no usa cookies de terceros, genera métricas agregadas y recibe rutas sin los tokens de reserva ni las referencias individuales de pago.
- Servicios de infraestructura en la nube, respaldo, monitoreo, seguridad, autenticación y almacenamiento pueden tratar datos técnicos u operativos necesarios para alojar y proteger la plataforma.
- APIs o herramientas externas necesarias para funcionalidades específicas del producto.
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Seguridad de la información
ArenaControl XI aplica medidas administrativas, técnicas y operativas razonables para proteger la información tratada, de acuerdo con la naturaleza del servicio y los riesgos previsibles.
Ningún sistema permite garantizar seguridad absoluta o ausencia total de incidentes. Por eso la plataforma revisa y ajusta progresivamente sus controles de acceso, trazabilidad, autenticación, monitoreo y soporte.
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Conservación de la información
La información se conserva durante el tiempo necesario para prestar el servicio, cumplir las finalidades informadas y atender la relación comercial, técnica u operativa con el cliente.
Algunos registros, incluidos los relacionados con pagos, pueden mantenerse por periodos adicionales cuando sean necesarios para obligaciones legales, contables, seguridad, auditoría, soporte, conciliación, atención de reclamos, trazabilidad o defensa jurídica.
Cuando la información deje de ser necesaria, ArenaControl XI podrá suprimirla, anonimizarla o bloquearla, según corresponda técnica y legalmente.
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Derechos de los titulares
Los titulares pueden ejercer los derechos reconocidos por la normativa colombiana de protección de datos.
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando sea procedente.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
- Presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento.
- Solicitar la supresión de datos o la revocatoria de la autorización cuando exista lugar a ello.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales en los términos legales aplicables.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos personales.
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Consultas, reclamos y actualizaciones
Las solicitudes relacionadas con datos tratados directamente por ArenaControl XI pueden presentarse a través de los canales oficiales de contacto publicados en la plataforma o en la página principal.
Si la solicitud se refiere a datos cargados por un negocio cliente como responsable del tratamiento, ArenaControl XI podrá orientar al titular para que gestione la solicitud ante dicho negocio, sin perjuicio del soporte técnico que corresponda prestar.
Esta versión de la política rige desde el 28 de septiembre de 2026 y podrá actualizarse cuando cambien las finalidades, la operación del servicio, los proveedores de apoyo o las obligaciones legales aplicables.