Roles diferenciados
ArenaControl XI puede actuar como responsable respecto de sus propios datos de registro y como proveedor tecnológico o encargado respecto de datos administrados por el cliente.
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Alcance y roles del tratamiento
ArenaControl XI trata datos personales vinculados a la creación de cuentas, autenticación, soporte, seguridad, reservas, pagos relacionados, reportes, comunicaciones operativas y administración general del servicio.
Respecto de los datos que ArenaControl XI recolecta directamente de administradores, contactos, prospectos o usuarios que interactúan con la plataforma para registro, soporte, seguridad o comunicaciones propias del servicio, ArenaControl XI actúa como responsable del tratamiento.
Cuando un negocio cliente carga o administra datos de sus usuarios finales, clientes, reservas o contactos dentro de la plataforma, dicho negocio actúa como responsable del tratamiento y ArenaControl XI actúa como proveedor tecnológico y, cuando corresponda, como encargado del tratamiento por cuenta del cliente.
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Datos que podemos tratar
El tipo exacto de información depende del uso real de la plataforma y de las funciones habilitadas por cada cliente.
- Datos de identificación y contacto, como nombre, correo electrónico, teléfonos, cargo, negocio asociado y datos básicos de ubicación.
- Datos operativos de reservas, disponibilidad, canchas, horarios, deportes, cancelaciones, confirmaciones, listas de espera, promociones y reportes.
- Datos de autenticación y seguridad, como credenciales, tokens, códigos de verificación, recuperación de cuenta, intentos de acceso y eventos de sesión.
- Actividad dentro de la plataforma, registros de auditoría, trazabilidad operativa, logs técnicos, fechas, historial de cambios e información de soporte.
- Datos técnicos como dirección IP, navegador, dispositivo, identificadores de acceso y otros metadatos necesarios para seguridad y diagnóstico, cuando aplique.
- Información asociada a comunicaciones automáticas o integraciones externas, incluidos teléfono del destinatario, plantilla o contenido necesario, estados de envío, identificadores de mensajería y registros operativos vinculados a WhatsApp Business Platform de Meta y, respecto de periodos anteriores, Twilio.
- Información de seguimiento de pagos, como negocio beneficiario, reserva relacionada, referencia, valor, moneda, proveedor, identificador externo, estado, fechas, costos informados y eventos de conciliación.
- Datos básicos que puedan enviarse al proveedor de pago para preparar el cobro, como nombre, teléfono o correo cuando hayan sido suministrados. Los datos completos de tarjetas, códigos de seguridad y claves bancarias se ingresan directamente ante el proveedor de pago y no se almacenan en ArenaControl XI.
- Datos agregados de navegación del landing y los formularios públicos, como página visitada, dominio, fecha y hora, referencia de origen, ubicación aproximada, navegador, sistema operativo y tipo de dispositivo. Los tokens de reserva y las referencias individuales de pago se enmascaran antes de enviar la ruta a la herramienta de analítica.
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Finalidades del tratamiento
- Crear, habilitar y administrar cuentas, perfiles, permisos y accesos dentro de la plataforma.
- Permitir la gestión de reservas, clientes, disponibilidad, métricas, reportes, formularios públicos y procesos operativos relacionados.
- Preparar el enlace o formulario de pago, asociar la transacción con una reserva, recibir el estado comunicado por la pasarela y permitir su consulta o conciliación.
- Ejecutar autenticación, verificación de identidad, recuperación de cuenta y controles de acceso.
- Enviar notificaciones automáticas, recordatorios, mensajes operativos, códigos OTP y otras comunicaciones necesarias para el servicio.
- Medir de forma agregada las visitas y el funcionamiento del landing y de los formularios públicos para comprender su uso y mejorar la experiencia.
- Prevenir fraude, detectar actividad anómala, investigar incidentes y proteger la integridad de la plataforma.
- Mantener auditoría, trazabilidad operativa, monitoreo técnico, soporte, diagnóstico y estabilidad del servicio.
- Atender requerimientos legales, contractuales, regulatorios y de defensa jurídica.
- Implementar mejoras razonables de seguridad, desempeño, continuidad operativa y experiencia de uso.
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Responsabilidad del negocio cliente sobre los datos
El negocio cliente es responsable de obtener las autorizaciones, avisos o bases de legitimación necesarias para recolectar, usar, almacenar y cargar en ArenaControl XI los datos personales de sus usuarios finales, clientes, empleados o contactos.
También responde por la legitimidad, exactitud, actualización y pertinencia de la información que incorpore en la plataforma, así como por las finalidades que defina dentro de su propia operación.
ArenaControl XI no define la finalidad original con la que el cliente recolecta datos fuera de la plataforma y no asume la posición de responsable sobre esa recolección inicial.
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Circulación de la información y terceros de apoyo
Para la adecuada prestación del servicio, ArenaControl XI puede apoyarse en proveedores de pagos, infraestructura, autenticación, monitoreo, mensajería, soporte, almacenamiento, analítica operativa y servicios complementarios.
Solo se comparte con cada proveedor la información necesaria para la función correspondiente. Los terceros tratan la información conforme a sus contratos, políticas y obligaciones aplicables.
Algunos proveedores tecnológicos pueden operar o alojar información fuera de Colombia. Cuando esto ocurra, el tratamiento podrá implicar transmisión o transferencia internacional sujeta a los contratos, medidas de protección y reglas legales aplicables.
Twilio fue utilizado anteriormente para comunicaciones, autenticación y recordatorios. Mientras esa integración permanezca deshabilitada no se envían nuevos mensajes por Twilio; los registros históricos que hubiera procesado pueden conservarse durante los plazos legales, contractuales o técnicos aplicables.
ArenaControl XI no vende bases de datos personales ni las cede para fines ajenos a la prestación, seguridad, soporte o mejora razonable del servicio.
- Meta, mediante WhatsApp Business Platform, puede recibir el número de teléfono, la plantilla y los datos necesarios para enviar códigos, confirmaciones, avisos de pago, liberaciones de lista de espera y recordatorios, además de generar estados y metadatos de entrega.
- Twilio, como proveedor histórico de mensajería, pudo procesar números de teléfono, contenido de comunicaciones y metadatos de envío y entrega mientras la integración estuvo activa.
- Wompi y las entidades financieras participantes reciben la referencia, el valor y los datos requeridos para iniciar, autorizar, procesar, abonar, consultar, devolver o reversar una transacción. Los datos sensibles del medio de pago se ingresan directamente ante ellos.
- Vercel presta el alojamiento del frontend y Web Analytics para el landing y los formularios públicos. Esta analítica no usa cookies de terceros, genera métricas agregadas y recibe rutas sin los tokens de reserva ni las referencias individuales de pago.
- Servicios de infraestructura en la nube, respaldo, autenticación, monitoreo y soporte técnico pueden tratar datos técnicos u operativos necesarios para alojar y proteger la plataforma.
- APIs o integraciones externas requeridas por funcionalidades específicas del servicio.
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Medidas de seguridad
ArenaControl XI adopta medidas administrativas, técnicas y operativas razonables, acordes con la naturaleza del servicio y con los riesgos que resulten previsibles para la información tratada.
Ninguna medida de seguridad permite garantizar protección absoluta o ausencia total de incidentes. Por ello, ArenaControl XI revisa y ajusta sus controles de manera progresiva según necesidades operativas y técnicas.
- Controles de acceso y segmentación por perfiles o permisos.
- Mecanismos de autenticación y validación de sesiones.
- Monitoreo, trazabilidad operativa y registros de auditoría.
- Medidas de minimización de exposición y gestión de incidentes.
- Prácticas razonables de respaldo, continuidad y soporte técnico cuando apliquen.
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Conservación de la información
La información se conserva durante el tiempo necesario para prestar el servicio, cumplir las finalidades informadas y atender la relación comercial u operativa con el cliente.
Determinados registros, incluidos los relacionados con pagos, pueden mantenerse por periodos adicionales cuando ello resulte necesario para obligaciones legales, contables, soporte, seguridad, auditoría, trazabilidad, conciliación, atención de reclamos o defensa jurídica.
La desactivación de un proveedor no elimina automáticamente los registros que este hubiera procesado. Los datos históricos en Meta, Twilio, Wompi, Vercel u otros proveedores se sujetan a sus plazos de conservación, a los acuerdos aplicables y a las solicitudes de supresión que legal y técnicamente procedan.
Cuando la información deje de ser necesaria, ArenaControl XI podrá suprimirla, anonimizarla o bloquearla, según corresponda técnica y legalmente.
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Derechos del titular
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada cuando sea procedente.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar consultas o reclamos sobre la información tratada.
- Solicitar la supresión de sus datos o la revocatoria de la autorización, cuando exista lugar a ello.
- Acceder gratuitamente a los datos personales objeto de tratamiento en los términos legales aplicables.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos personales.
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Atención de consultas y reclamos
Las solicitudes relacionadas con datos que ArenaControl XI trate como responsable podrán presentarse mediante los canales oficiales de contacto y soporte informados dentro de la plataforma.
Si la solicitud se refiere a datos cargados por un negocio cliente en su calidad de responsable, ArenaControl XI podrá orientar al titular para que la gestione primero ante dicho cliente, sin perjuicio del soporte que corresponda prestar como proveedor tecnológico o encargado.
La solicitud debe identificar al titular o a su representante, incluir un medio de contacto, describir claramente la petición y aportar la información necesaria para una atención segura y completa.
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Vigencia y actualizaciones
La presente versión rige desde el 28 de septiembre de 2026.
ArenaControl XI podrá actualizarla cuando cambien las finalidades, la operación del servicio, los proveedores de apoyo o las obligaciones regulatorias aplicables. La versión vigente será la publicada en la plataforma.